Armazenar documentos de maneira organizada, segura e sem ocupar muito espaço pode parecer uma tarefa difícil. Afinal, é comum imaginarmos fileiras de estantes e armários empoeirados, abarrotados de papel e ocupando uma sala inteira, não é? Mas, essa não é a única forma de guardar os arquivos físicos da sua empresa, pelo contrário, existe uma opção muito mais eficiente, que são os arquivos deslizantes.
Mesmo na era digital, manter os documentos originais impressos ainda é necessário e muito importante em diversos casos. Entretanto, é importante guardá-los com segurança, para proteger a confidencialidade dos dados presentes nestes e preservá-los dos danos causados por agentes ambientais, como a poeira e umidade.
Os arquivos deslizantes auxiliam em todas essas questões e várias outras, quer saber como? Confira o nosso post e descubra os benefícios desse sistema de armazenamento.
Economia de espaço com os arquivos deslizantes
Uma das principais vantagens dos arquivos deslizantes é que eles conseguem armazenar uma quantidade grande de documentos em um espaço reduzido. Isso se dá porque ao invés de utilizar estantes fixas, ele é composto por um sistema de armazenamento com corredores móveis. Assim, é possível guardar a mesma quantidade de itens só que ocupando uma área bem menor do que usando outros tipos de móveis.
Os arquivos deslizantes permitem uma redução de até 70% da área ocupada. O que evita, por exemplo, a necessidade de expandir o escritório ou de alugar uma sala somente para armazenar documentos. Além disso, com a economia de espaço, caso os arquivos fiquem no escritório, é possível aproveitar a área livre para criar um ambiente corporativo mais aconchegante e receptivo para os clientes e funcionários.
Facilidade de organização
Quando falamos em armazenar uma quantidade grande de documentos, ferramentas e outros materiais, o desafio não é só o espaço mas também ter um sistema organizado. Em alguns casos, como em bibliotecas, hospitais e almoxarifados de empresas, os itens precisam ser dispostos de forma que seja fácil localizá-los, pois eles são utilizados frequentemente.
Por exemplo, em hospitais, clínicas e laboratórios é necessário manter todas as fichas dos pacientes arquivadas e com fácil acesso para os funcionários autorizados. Com os arquivos deslizantes é possível organizar todos os itens facilmente, pois eles permitem a instalação de prateleiras, divisórias e compartimentos separados, de acordo com a necessidade de cada empresa.
Além disso, o sistema de deslizar os compartimentos permite que a pessoa tenha uma visualização completa das prateleiras e possa encontrar o que procura mais rápido. A utilização de etiquetas com nomes também facilita nesse processo. Nos casos dos arquivos deslizantes automatizados, eles contam com um software que controla a localização de cada item, basta consultar o sistema para buscar o arquivo desejado.
Os arquivos podem ser personalizados
Cada empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte, possui necessidades específicas de armazenamento. Por isso, os arquivos deslizantes são feitos sob medida, podendo ser totalmente personalizados. Isso inclui: as dimensões em que ele será feito, o número e tipos de divisórias, a instalação de portas internas, o modelo do volante para abrir os compartimentos, as cores da laterais externas e o tipo de acabamento.
Dessa forma é possível criar os arquivos deslizantes ideais para a sua empresa, que consigam armazenar a quantidade necessária de itens e organizá-los da melhor forma possível. Outra grande vantagem é que os arquivos deslizantes não seguem mais somente um padrão e podem ser projetados para combinar com a decoração do escritório. Eles deixaram de ser aquele móvel que é apenas utilitário para serem integrados ao ambiente de forma harmônica.
Para fazer isso, nossa dica é que você escolha as cores e o revestimento das laterais dos arquivos deslizantes de acordo com a identidade visual do escritório. Assim, além de armazenar todos os documentos com segurança e organização, a decoração também ganhará um ar mais moderno e despojado.
Possuem mecanismos de segurança
Uma constante preocupação de várias empresas é armazenar seus documentos com segurança, de modo a prevenir o acesso de pessoas não autorizadas. Os arquivos deslizantes possuem vários mecanismos para proteger os itens ali guardados, sendo equipados com garras anti-tombamento, trava geral e fechadura tetra.
Outros dispositivos de segurança também podem ser instalados em qualquer parte dos arquivos deslizantes, como divisões com chaves ou portas. Além disso, o acesso a cada parte dos arquivos pode ser separado. Ou seja, não é porque uma pessoa tem acesso a uma seção que ela poderá abrir todas as outras.
Evite a deterioração dos itens armazenados com os arquivos deslizantes
A segurança não diz respeito somente em manter o sigilo dos documentos, mas também em evitar a deterioração destes que pode ser causada por vários fatores. Alguns documentos precisam ser guardados por anos e agentes externos como a poeira, luz e umidade representam um risco a sua integridade.
Os arquivos deslizantes vedam completamente os documentos, conservando-os por muito tempo. Isso impede, por exemplo, que a poeira agilize o desbotamento da tinta, que a incidência da luz cause a deterioração da celulose ou que a umidade provoque o aparecimento de mofo.
Armários e estantes normalmente não possuem um sistema de vedação completa e expõem os documentos a estes riscos e também ao aparecimento de traças e outros insetos, outro grande problema quando se trata de conservar papéis e livros.
Como pudemos ver nesse post, utilizar arquivos deslizantes possui várias vantagens. A ideia de que esse sistema de armazenamento é apenas utilizados em bibliotecas, museus e em grandes empresas ficou para trás, exatamente por causa desses benefícios. O uso dos arquivos deslizantes se tornou uma solução de armazenamento também para as empresas de médio e pequeno porte e são cada vez mais procurados por elas.
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