Existem diversos fatores que determinam o crescimento e sucesso de um empreendimento, seja grande ou pequeno. Dentre os mais importantes estão às práticas de organização empresarial.
Portanto, é essencial que todos os departamentos estejam em ordem e com as documentações organizadas corretamente, dessa forma, facilitando o fácil acesso às informações com agilidade sempre que for necessário.
Por esse motivo, trazemos as melhores dicas de como organizar os documentos de sua empresa.
Crie categorias de documentos
Categorização de documentos é uma das metodologias de organização mais eficazes na prática de sistematização de informações. São inúmeros tipos de documentos de diferentes setores em uma companhia, portanto é necessário que haja a categorização no momento de arquivar. Cabe à empresa descobrir qual a melhor forma de categorizar a documentação de sua companhia de acordo com o ramo negócio e da maneira que funcionar melhor. Como, por exemplo:
- Categorizar por tipo de documento;
- Categorizar por data;
- Categorizar por cliente;
- Categorizar por setor;
Dentro dessas categorias, pode criar subcategorias, o que facilitará ainda mais a busca por informações quando for necessário.
Rotinas de arquivamento
É necessário criar padrões e rotinas. Práticas diárias de organização de arquivamento são fundamentais para manter o andamento da empresa fluindo corretamente. É necessário que toda a equipe esteja alinhada e adote os mesmos padrões no manejo e arquivamento de documentos. Sendo uma estratégia altamente eficaz, a padronização das rotinas de arquivamentos e consultas de documentos irá garantir que erros não sejam cometidos.
Profissional responsável
Talvez para uma empresa pequena não seja necessário um profissional somente para cuidar das organizações de documentos, porém, pode-se deixar apenas um profissional responsável pelos arquivamentos de documentações, mesmo que ele tenha outras funções na empresa. Em empresas de grande porte, é essencial que aloque profissionais responsáveis apenas pela organização de documentos e arquivos. Dessa forma, fica mais fácil gerenciar e manter todos os documentos em seu devido lugar e controlar quem pode ou não acessar determinados documentos garantindo sua segurança.
Local
É essencial possuir uma sala ou espaço de fácil acesso e com tamanho adequado e seguro para armazenar os documentos. Dessa forma será mais fácil organizar e acessar quando for necessário.
Tecnologia
É importante possuir planilhas ou um sistema de gestão de documentos e arquivos onde estarão catalogados todos os arquivos, contratos, documentos, etc., com informações de status como: se estão arquivados, se foram retirados, com quem estão, por quanto tempo, etc.
Esse catálogo é importante para ajudar na organização e segurança evitando perdas, desorganizações e prejuízos.
