A falta de controle e a não organização de uma empresa pode trazer graves consequências, resultados desastrosos e em alguns casos irreversíveis.
O valor da informação de uma entidade é vital. Se dando conta disso, percebe-se a importância de organizar e preservar toda a documentação que é importante na administração geral da companhia.
No ambiente empresarial, além de dados relativos aos negócios, os documentos registram a trajetória da entidade e a sua relação com parceiros e clientes.
Perder documentos, contratos, escrituras ou materiais importantes causam uma situação bastante delicada, principalmente se são documentos de uso constante e que contenham informações cruciais para o bom andamento da empresa. A falta dessas informações pode causar um travamento nos serviços e trazer graves prejuízos e até mesmo processos judiciais em caso de extravio de documentos de terceiros, como o de um cliente.
Além dos extravios, também pode ocorrer deterioração dos papéis e materiais causada pela umidade, poeira, luz, insetos e traças.
Portanto é necessário investir em uma gestão de documentos eficiente para organizar e armazenar cada arquivo gerado. Pois, o armazenamento inadequado pode causar danos aos arquivos gerando uma série de problemas graves que irão resultar inevitavelmente em grandes prejuízos para a companhia.
Os problemas começam quando se improvisa guardando pequenas pilhas de papéis em caixas de papelão, pacotes e pastas sem identificação e mantidas em estantes abertas e inapropriadas. Quando a empresa não possui um padrão de arquivamento ou um local único e próprio para esse fim, causa dificuldades ao acesso às informações e facilita a perda e deterioração dos materiais.
Restringir o acesso a determinados documentos é crucial para manter a segurança. Cada setor da empresa deve ter acesso apenas aos documentos e matérias de sua responsabilidade. Isso evita bagunça e troca indevida de documentos entre setores e evita o acesso não autorizado a informações sigilosas.
Todos esses problemas podem ser resolvidos através de organização e padronização. Atitudes simples e equipamentos corretos irão evitar grandes perdas para sua empresa.
Uma das opções mais eficientes e econômicas são os Arquivos Deslizantes, que podem ser utilizados por pequenas até grandes empresas de diversos ramos de atividades e negócios.
Arquivos deslizantes fornecem soluções viáveis que possibilitam a organização, padronização, controle e facilidade de acesso, proteção e segurança aos documentos, materiais e objetos que guardam informações cruciais de uma entidade.
Tem como principais benefícios o ganho de espaço, gerando uma economia de até 70% abrindo espaço para outras funções ou também, para o aumento da capacidade de armazenamento. A organização e eficiência oferecida pelo arquivo deslizante possibilitam o aumento da produtividade, facilitando o acesso rápido as informações necessárias. O fácil manuseio do equipamento oferece agilidade sem esforço não prejudicando a saúde do usuário. Além da possibilidade de personalização, integrando o equipamento à decoração com o formato e cores de acordo com o visual de sua marca.
Outro ponto positivo é a segurança e a proteção. Os arquivos deslizantes possuem travas de segurança, cantos arredondados, batentes macios, garras contra arrombamentos e fechadura tetra. Assim, fornecendo segurança a saúde física dos usuários e proteção contra acessos indevidos a documentos importantes. Possui também, um sistema de vedação, protegendo os documentos da umidade, luz, traças e outros fatores externos que podem causar a deterioração dos materiais armazenados preservando-os por muitos anos.
A escolha inteligente do método de armazenamento é vital para que sua empresa não sofra com perdas e deteriorações que causem enormes prejuízos.
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